Mehmet
Admin
İyi sonuç almak için toplantı notlarını doğrudan ChatGPT’ye yapıştırıp ne istediğinizi, çıktı biçimini ve belirsiz bilgilerin nasıl ele alınacağını açıkça yazın. Aşağıdaki komut; konuşulan konuları, alınan kararları ve sorumluları ayırarak uygulanabilir bir yapılacaklar listesine dönüştürür. Notlar çok uzunsa tek seferde göndermek yerine bölümlere ayırıp aynı görevi her bölümde uygulayabilirsiniz.
Aşağıdaki metni ChatGPT’ye gönderin ve son satırdaki alana toplantı notlarını ekleyin:
Basit ve kısa toplantı notlarında şu komut yeterli olabilir: “Bu notları yapılacaklar listesine çevir. Her maddede görevi, sorumluyu ve son tarihi yaz. Belirtilmeyen alanlara ‘Belirtilmedi’ yaz; bilgi uydurma.” Ancak karar özeti, çelişkiler veya takip mesajı da istiyorsanız ayrıntılı şablon daha güvenlidir. Açık görev, bağlam, beklenen biçim ve üslup belirtmek; ilk yanıtı gözden geçirip gerektiğinde komutu iyileştirmek daha tutarlı sonuç alınmasına yardımcı olur.
Notlarda “Ayşe, raporu cuma gününe kadar gönderecek” yazıyorsa beklenen çıktı; görev olarak “Raporu göndermek”, sorumlu olarak “Ayşe” ve son tarih olarak ilgili cuma tarihini göstermelidir. Buna karşılık “Rapor hazırlanacak” ifadesinde sorumlu veya tarih yoksa bunların otomatik olarak atanması doğru değildir; ilgili alanlar “Belirtilmedi” kalmalı ve netleştirme sorularına eklenmelidir.
“Netleştirilmeli” veya “Çelişki var” etiketleri başarısız sonuç anlamına gelmez. Bunlar, notların karar vermek için eksik ya da tutarsız olduğunu gösterir. Bu durumda listeyi doğrudan görev ataması olarak kullanmak yerine önce toplantı sahibi veya ilgili ekipten eksik bilgiyi onaylatın.
Kopyalanabilir hazır komut
Aşağıdaki metni ChatGPT’ye gönderin ve son satırdaki alana toplantı notlarını ekleyin:
Kod:
Aşağıdaki toplantı notlarını uygulanabilir bir yapılacaklar listesine dönüştür.
Kurallar:
- Yalnızca notlarda açıkça yer alan bilgileri kullan; eksik bilgileri uydurma.
- Önce toplantıda alınan kararları, ardından yapılacak işleri listele.
- Her iş için şu alanları ayır: görev, sorumlu kişi, son tarih, öncelik, bağlı olduğu karar veya konu ve mevcut durum.
- Sorumlu kişi veya son tarih belirtilmemişse ilgili alana “Belirtilmedi” yaz.
- Tarih kesin değilse tahminde bulunma; “Netleştirilmeli” yaz.
- Aynı görevin tekrarlarını birleştir.
- Bir cümlede birden fazla bağımsız iş varsa bunları ayrı görevlere böl.
- Notlarda çelişki varsa çelişkiyi çözmeye çalışma; “Çelişki var: …” şeklinde belirt.
- Önceliği yalnızca notlardaki ifadeye göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak sınıflandır. Dayanak yoksa “Belirtilmedi” yaz.
Çıktı biçimi:
1. Kısa karar özeti
2. Yapılacaklar tablosu: No | Görev | Sorumlu | Son tarih | Öncelik | Bağlı konu | Durum
3. Netleştirilmesi gereken sorular
4. Toplantıdan sonra gönderilebilecek kısa takip mesajı
Toplantı notları:
"""
[Toplantı notlarını buraya yapıştırın]
"""Komutu nasıl kullanmalısınız?
- Notları hazırlayın. Konuşma dökümünü, kendi tuttuğunuz notları veya madde işaretlerini tek bir metin hâline getirin. Katılımcıların özel telefon numarası, parola, müşteri sırrı veya gereksiz kişisel bilgilerini göndermeden önce çıkarın.
- Komutu ve notları birlikte gönderin. Notları, komuttaki üç tırnak işaretleri arasına yapıştırın. Bu ayraç, talimatlarla işlenecek metnin birbirine karışmasını azaltır.
- Çıktıyı kontrol edin. Özellikle görev sahibi, son tarih, öncelik ve “Belirtilmedi” olarak işaretlenen alanları toplantı kaydıyla karşılaştırın. ChatGPT’nin bir bilgiyi doğru biçimde ayırması, o bilginin toplantıda gerçekten kararlaştırıldığını kanıtlamaz.
- Eksikleri ayrı bir komutla netleştirin. Örneğin “Yalnızca netleştirilmesi gereken soruları önem sırasına göre yaz ve her soru için ilgili kişiyi belirt” diyerek takip sorularını hazırlatın.
- Son listeyi görev aracınıza aktarın. Onayladığınız görevleri takvim, proje yönetimi veya ekip iletişim aracınıza elle aktarın. Böylece öneri niteliğindeki taslak ile gerçekten atanmış iş birbirinden ayrılır.
Daha kısa bir komut ne zaman yeterlidir?
Basit ve kısa toplantı notlarında şu komut yeterli olabilir: “Bu notları yapılacaklar listesine çevir. Her maddede görevi, sorumluyu ve son tarihi yaz. Belirtilmeyen alanlara ‘Belirtilmedi’ yaz; bilgi uydurma.” Ancak karar özeti, çelişkiler veya takip mesajı da istiyorsanız ayrıntılı şablon daha güvenlidir. Açık görev, bağlam, beklenen biçim ve üslup belirtmek; ilk yanıtı gözden geçirip gerektiğinde komutu iyileştirmek daha tutarlı sonuç alınmasına yardımcı olur.
Örnek çıktı nasıl yorumlanır?
Notlarda “Ayşe, raporu cuma gününe kadar gönderecek” yazıyorsa beklenen çıktı; görev olarak “Raporu göndermek”, sorumlu olarak “Ayşe” ve son tarih olarak ilgili cuma tarihini göstermelidir. Buna karşılık “Rapor hazırlanacak” ifadesinde sorumlu veya tarih yoksa bunların otomatik olarak atanması doğru değildir; ilgili alanlar “Belirtilmedi” kalmalı ve netleştirme sorularına eklenmelidir.
“Netleştirilmeli” veya “Çelişki var” etiketleri başarısız sonuç anlamına gelmez. Bunlar, notların karar vermek için eksik ya da tutarsız olduğunu gösterir. Bu durumda listeyi doğrudan görev ataması olarak kullanmak yerine önce toplantı sahibi veya ilgili ekipten eksik bilgiyi onaylatın.
Sık sorulan sorular
Toplantı ses kaydını da kullanabilir miyim?
Kullandığınız ChatGPT deneyimi ses veya dosya yüklemeyi destekliyorsa kaydı ya da dökümü girdi olarak verebilirsiniz; ancak çıktı yine toplantıda gerçekten söylenenlerle karşılaştırılmalıdır. Özellikle konuşmacıların karıştığı, sesin anlaşılmadığı veya birden fazla kişinin aynı anda konuştuğu bölümlerde sorumlu kişiyi kesin kabul etmeyin.
ChatGPT’den görevleri doğrudan takvime eklemesini istemeli miyim?
Takvim veya başka bir uygulamayla bağlantı kurulmuş olsa bile tarih, saat, saat dilimi ve katılımcıları onaylamadan işlem yaptırmayın. En güvenli yaklaşım önce taslak görev listesini incelemek, sonra yalnızca doğruladığınız görevleri oluşturmasını istemektir.
