Ortak su deposunun bakım kayıtları neden saklanmalı?

Ortak su deposunun bakım kayıtları, yalnız ödemenin yapıldığını göstermek için saklanmaz. Hangi depoda ne iş yapıldığı, sorunun giderilip giderilmediği ve varsa analiz sonucunun hangi işleme ait olduğu ancak bu belgeler birlikte tutulursa anlaşılır. “Geçen yönetim temizletmişti” sözü, yeni yönetime aynı bilgiyi vermez.

Önce deponun ortak alan niteliğini belirleyin​

Kat Mülkiyeti Kanununun 4. maddesi ortak su depolarını ortak yerler arasında sayar. Bununla birlikte her “depo” adlı alanın aynı hukuki nitelikte olduğu varsayılmaz; 6. maddede belirli bağımsız bölüme tahsis edilmiş eklentiler de düzenlenir. Binanın projesi ve kayıtları üzerinden hangi tesisin izlendiğini belirleyin. Ortak yer ile eklenti ayrımı bu başlangıç kontrolünü açıklar.

Kanunun 35. maddesi yöneticinin bakım, koruma ve onarıma ilişkin görevlerini; 36. maddesi karar, bildirim ve gider belgelerinin düzenli tutulmasını düzenler. Bakım dosyasında işin dayanağını, yapılan işi ve gerçek ödemeyi ilişkilendirmek, hem hesap vermeyi hem sonraki işlemi kolaylaştırır.

Fatura, iş kaydı ve analiz aynı bilgiyi vermez​

Fatura veya dekont, hangi teknik kontrolün yapıldığını ve sonucun ne olduğunu tek başına açıklamayabilir. Yalnız “depo bakımı” yazan bir kaydı, tarihli iş raporu ve varsa ilgili sonuçlarla tamamlayın. Aşağıdaki alanlar pratik dosya düzenidir; bütün binalar için kanunda sayılmış tek tip zorunlu form değildir.


Birden fazla depo varsa belgeleri yalnız apartman adına göre yığmayın. Blok, depo veya tesis kimliğini anlaşılır tutun. Sonuç raporunun eski depoya mı, işlem öncesine mi, işlem sonrasına mı ait olduğunun belirsiz kalması dosyanın yararını azaltır.

Yerel teknik şartları kayıt tutma önerisinden ayırın​

KASKİ'nin yayımladığı, 19 Mayıs 2022 yürürlük tarihli Su Deposu Kontrol ve Denetlenmesi Yönetmeliği, kendi hizmet bölgesi için teknik kontrol, temizlik ve numune/analiz işlemlerini ayrı ele alır. Bu ayrım, bir temizlik kaydının bütün teknik veya analiz sorularını neden tek başına karşılamayabileceğini gösterir. Belgedeki yerel işlem ve periyotları bütün Türkiye için geçerli tek kural saymayın; binanızın bulunduğu yerdeki güncel şartları ilgili su idaresinden öğrenin.

Belge dosyası suyun her zaman güvenli kaldığına dair sürekli bir garanti değildir. Raporda olumsuz sonuç veya tamamlanmamış iş varsa, yalnız faturayı dosyalayarak konuyu kapatmayın; yetkili birim ve işi yürüten uzmanla gerekli devam işlemini somutlaştırın. Depoya girme, kimyasal uygulama veya doz belirleme işi bu kayıt rehberinin kapsamı değildir.

Sık sorulan soru​

Yönetici değişirken yalnız faturaları devretmek yeterli mi?​

Faturaların yanında iş kapsamını, ilgili raporları, varsa analizleri ve açık kalan işleri de aynı depo kimliği altında teslim etmek yeni yönetimin neyi devraldığını anlamasını sağlar. Teslim edilen belgelerle henüz bulunamayanları açıkça ayırın; belgesi olmayan geçmiş bir işlemi yapılmış ve doğrulanmış gibi kaydetmeyin.