Apartman toplantısında hazır bulunanlar listesi nasıl tutulur?

Apartman toplantısındaki hazır bulunanlar listesi, kimin hangi bağımsız bölüm veya temsil yetkisiyle katıldığını ve oy hesabının nereden geldiğini anlaşılır kılmalıdır. Sadece imza sayısını toplamak yeterli değildir. Katılan insan sayısı, malik sayısı, arsa payı ve kullanılabilecek oy aynı sayı olmayabilir.

Malik listesiyle fiilî katılımı karşılaştırın​

Toplantının taşınmazını, kurulunu ve tarihini listenin başına yazın. Yönetim kayıtlarındaki malik/bölüm bilgilerini güncel durumla kontrol edin. Kiracı veya yakının gelmesi, malik adına oy yetkisinin kendiliğinden bulunduğunu göstermez; hangi sıfatla katıldığı açıklansın.

Vekâlet ve oy sınırlarını ayrıca kontrol edin​

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 31. maddesinde birden fazla bölüm malikinin oy sınırı, ortak maliklerin temsili ve vekâletle oy ayrı düzenlenir. Bir kişinin birden fazla bölümünün bulunmasını sınırsız oy saymayın; kanundaki üçte bir sınırı ve kesir kuralını dikkate alın.

Birden çok malikli bölümün ortaklarını ayrı ayrı bölüm oyu gibi çoğaltmayın. Kanunda bunları içlerinden vekâlet verecekleri birinin temsil etmesi düzenlenir. Vekâlette ise genel yüzde beş sınırıyla kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda en fazla iki kişiye vekâlet edebilme kuralını doğru kapsamda uygulayın. Kişinin kendi malik oyuyla vekâleten kullandıklarının dayanağı ayrı görünsün.

Liste, her kararın oy kaydı değildir​

Katılımı toplantı ve karar yeter sayısı için kullanın; özel karar koşullarını kaldırmayın. Kişiyi doğrudan ilgilendiren kararda oy kullanamama gibi 31. madde durumlarını ilgili oylamada ayrıca değerlendirin.

Kanunun 32. maddesindeki karar defteri ve katılanların imza koşulları, yalnız hazır bulunanlar listesi tutulmasıyla ortadan kalkmaz. Çağrı, temsil belgeleri, katılım hesabı ve karar kayıtlarını aynı toplantı dosyasında ilişkilendirin.

Sık sorulan soru​

Sonradan alınan imzayı toplantıya katılmış gibi ekleyebilir miyiz?​

Sonradan alınan imzayla geriye dönük fiilî katılım oluşturmayın. Belgenin neyi gösterdiğini ve düzenlenme tarihini doğru kaydedin; eksikliği karar alınmış gibi tamamlamak yerine usul ve gereken sonraki işlemi inceletin.