Yönetici değişiminde teslim yalnız karar defteri ve banka bakiyesinden oluşmamalıdır. Gelir-gider belgeleri, borç ve alacakların dayanakları, devam eden sözleşmeler ve açık işler aynı tarih itibarıyla karşılaştırılmalıdır. Yeni yöneticinin seçimiyle önceki hesapların incelenip kabul edilmesi farklı işlemlerdir.
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 36. maddesi, kararlar, protokoller, ihtar/tebligat ve gider kayıtlarıyla belgelerin saklanmasını düzenler. Kanunun 38–39. maddelerindeki sorumluluk ve hesap verme çerçevesi de ayrıca uygulanır. Teslim formunu bu görevlerin kendiliğinden sona erdiği bir ibra belgesi gibi kullanmayın.
Örneğin muhasebe çizelgesinde tahsil edilmiş görünen aidat banka kaydında bulunmuyorsa, farkı önceki yöneticinin kesin borcu diye hemen sonuçlandırmayın. İlgili dönem, kasa belgesi ve hareketi eşleştirin; teslim dosyasına açıklanmamış fark olarak kaydedip çözüm takibini belirleyin. Tahsil edilmemiş alacak da mevcut nakit değildir.
Banka ve dijital sistem yetkilerini yeni kararla ilgili kurumda güncelleyin; eski yöneticinin kişisel şifresini devralmayın. Banka dosyası için yönetim hesabı rehberini kullanabilirsiniz. Teslim sonunda tutanak, ek listeler ve açıklanmayan konuların aynı nüshası taraflarda bulunsun; imzalanmış teslimle hesapların hukuki ibra edilmesini aynı sonuç saymayın.
Teslim tarihini ve yetkiyi önce belirleyin
Yeni seçimi gösteren karar, yönetim planı ve yönetimin kapsamıyla başlayın. Hangi apartman, blok veya toplu yapı kaydı teslim ediliyor? Teslim eden ve alanın sıfatını, tarihi ve ek listelerini tutanakta açık yazın. Her sayfanın veya ekin hangi teslim dosyasına ait olduğu anlaşılsın.Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 36. maddesi, kararlar, protokoller, ihtar/tebligat ve gider kayıtlarıyla belgelerin saklanmasını düzenler. Kanunun 38–39. maddelerindeki sorumluluk ve hesap verme çerçevesi de ayrıca uygulanır. Teslim formunu bu görevlerin kendiliğinden sona erdiği bir ibra belgesi gibi kullanmayın.
Teslim çizelgesini kayıt ve sonuç olarak ayırın
| Grup | Tutanakta gösterilecek |
|---|---|
| Defter ve kararlar | Defterin kimliği, tarih aralığı, yönetim planı ve ekleri |
| Kasa/banka | Aynı tarihli tutar, ekstre ve varsa açıklanmamış fark |
| Alacak/borç | Kişi/dönem/kalem ve dayanak belge; ihtilaflı kayıt ayrı |
| Sözleşme ve iş | Hizmet veren, süre, açık ödeme ve sonraki takip |
| Teknik dosya | Bakım/kontrol raporları, açık arıza ve yaklaşan işlem |
| Bildirim ve erişim | Gelen evrak, süre takibi, anahtar ve sistem yetkisi |
Örneğin muhasebe çizelgesinde tahsil edilmiş görünen aidat banka kaydında bulunmuyorsa, farkı önceki yöneticinin kesin borcu diye hemen sonuçlandırmayın. İlgili dönem, kasa belgesi ve hareketi eşleştirin; teslim dosyasına açıklanmamış fark olarak kaydedip çözüm takibini belirleyin. Tahsil edilmemiş alacak da mevcut nakit değildir.
Eksik belgeyi teslim edilmiş göstermeyin
“Bütün evrak eksiksiz teslim edildi” cümlesini, henüz görülmemiş dosyalar için kullanmayın. Eksik kalemi, kimin takip edeceğini ve kararlaştırılan tamamlama kaydını ayrı yazın. Bu kayıt kanuni süreleri kendiliğinden uzatmaz veya tartışılan sorumluluğu tek başına belirlemez.Banka ve dijital sistem yetkilerini yeni kararla ilgili kurumda güncelleyin; eski yöneticinin kişisel şifresini devralmayın. Banka dosyası için yönetim hesabı rehberini kullanabilirsiniz. Teslim sonunda tutanak, ek listeler ve açıklanmayan konuların aynı nüshası taraflarda bulunsun; imzalanmış teslimle hesapların hukuki ibra edilmesini aynı sonuç saymayın.
