Apartman toplantısı gündemini hazırlarken yalnız konu adını değil, hangi kararın beklendiğini de açık yazın. “Bakım işleri” ifadesi bilgi verilmesini, teklif karşılaştırılmasını veya harcama kararı alınmasını ayrı ayrı anlatmaz. Çağrıya bakan malik neyin görüşüleceğini ve hangi hazırlık belgelerinin bulunduğunu anlayabilmelidir.
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesi, olağanüstü toplantıda toplantı sebebinin bildirilmesini düzenler. Sebebi belirsiz bir çağrı yerine somut meseleyi açıklayın. Aşağıdaki tablo bütün apartmanlara zorunlu ortak şablon değildir; gündemi anlaşılır hazırlamak için örnektir.
Yönetim planını ve toplantıyı yapacak kurulun kapsamını kontrol edin. Blok konusu ile bütün toplu yapının ortak konusu aynı yetki düzeyinde olmayabilir. Gündemde bulunması, yetkisiz kurulun o konuda karar verebilmesini sağlamaz.
Kararın gündemdeki konu ve görüşülen kapsamla ilişkisini, oylama sonucunu ve karşı oyları açık kaydedin. Çağrı ve kayıt adımlarını genel toplantı rehberiyle tamamlayın. Belirli bir gündem dışı kararın hukuki sonucunu yalnız başlık adına bakarak kesinleştirmeyin.
Bilgi sunumuyla karar talebini ayırın
Dönem hesabı, denetim raporu, yönetici seçimi ve belirli bir işin yaptırılması farklı gündem konularıdır. Hesapların açıklanmasını otomatik ibra, ibra oylamasını da yönetici seçimi saymayın. Planlanan karara göre hazırlık belgesi ve çoğunluk ayrıca belirlenir.Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesi, olağanüstü toplantıda toplantı sebebinin bildirilmesini düzenler. Sebebi belirsiz bir çağrı yerine somut meseleyi açıklayın. Aşağıdaki tablo bütün apartmanlara zorunlu ortak şablon değildir; gündemi anlaşılır hazırlamak için örnektir.
| Belirsiz başlık | Açıklanacak |
|---|---|
| Hesaplar | Hangi dönem, rapor ve değerlendirme? |
| Seçim | Hangi görev, dönem ve yetkili kurul? |
| Bakım | Hangi alan/iş, teklif kapsamı ve karar talebi? |
| Plan değişikliği | Hangi mevcut hüküm ve değişiklik metni? |
İş ve mali kapsamı birlikte açıklayın
Örneğin çatı işi gündemdeyse sorunun incelenmesiyle komple yenileme işini aynı şey gibi sunmayın. Karar istenecekse keşif, teklif ve ödeme kapsamını dosyalayın. Henüz teknik incelemesi tamamlanmamış işi kesin tutar ve çözüm gibi tanıtmayın.Yönetim planını ve toplantıyı yapacak kurulun kapsamını kontrol edin. Blok konusu ile bütün toplu yapının ortak konusu aynı yetki düzeyinde olmayabilir. Gündemde bulunması, yetkisiz kurulun o konuda karar verebilmesini sağlamaz.
Gündem, çoğunluk ve kayıt birlikte incelenir
Kanunun 30. maddesi özel karar çoğunluklarını saklı tutar. İkinci toplantı bütün kararları sıradan çoğunluğa dönüştürmez. Konu özel bir hükme bağlıysa gereken izin, rıza veya çoğunluğu araştırın. Belirsiz “diğer işler” başlığını koşulsuz karar yetkisi gibi kullanmayın.Kararın gündemdeki konu ve görüşülen kapsamla ilişkisini, oylama sonucunu ve karşı oyları açık kaydedin. Çağrı ve kayıt adımlarını genel toplantı rehberiyle tamamlayın. Belirli bir gündem dışı kararın hukuki sonucunu yalnız başlık adına bakarak kesinleştirmeyin.
