Apartman toplantısı için önce yönetim planındaki zamanı, güncel malik ve arsa payı listesini, gündemi ve temsil durumlarını hazırlayın. Toplantının yapılabilmesiyle her kararın geçerli çoğunlukla alınması farklı kontrollerdir. İkinci toplantıya geçmek, yönetici seçimi gibi özel karar çoğunluklarını kaldırmaz.
Önemli bir sebep varsa yönetici, denetçi veya maliklerin üçte birinin istemiyle olağanüstü toplantı yapılabilir. Bu yolda en az on beş gün önce bütün maliklere imzalatılan çağrı veya taahhütlü mektupla toplantı sebebi bildirilir. Yalnız mesaj grubuna yazmayı kanundaki çağrı işleminin otomatik karşılığı saymayın.
Örneğin yönetici atamasında bütün maliklerin hem sayı hem arsa payı çoğunluğu aranır. İkinci toplantıya gelenlerin çoğunluğunu elde etmek, bu özel koşulun sağlandığını tek başına göstermez.
Karar metninde görüşülen konuyu, oylama sonucunu ve alınan kararı anlaşılır yazın. Kanunun 32. maddesine uygun karar defterine katılanlar imza atsın; karşı oy kullananlar gerekçelerini belirterek imzalasın. Çağrı ve temsil belgelerini, katılım/oy hesabını ve kararı aynı toplantı dosyasında saklayın.
Olağan ve olağanüstü toplantıyı ayırın
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesine göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez yönetim planındaki zamanda; zaman belirtilmemişse takvim yılının ilk ayında toplanır. Toplu yapılarda farklı kurul ve dönem kuralları bulunduğundan bu apartman akışını her siteye aynen uygulamayın.Önemli bir sebep varsa yönetici, denetçi veya maliklerin üçte birinin istemiyle olağanüstü toplantı yapılabilir. Bu yolda en az on beş gün önce bütün maliklere imzalatılan çağrı veya taahhütlü mektupla toplantı sebebi bildirilir. Yalnız mesaj grubuna yazmayı kanundaki çağrı işleminin otomatik karşılığı saymayın.
İkinci toplantıyı ilk çağrıda planlayın
İlk çağrıda, yeter sayı sağlanmazsa ikinci toplantının yeri ve tarihi de belirtilir. İki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalı; ilk toplantı yeter sayı nedeniyle yapılamamışsa ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılmalıdır.| Aşama | Kontrol |
|---|---|
| İlk toplantı | Sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazla katılım |
| İkinci toplantı | Genel karar kuralı katılanların salt çoğunluğu |
| Özel karar | İlgili kanun hükmünün ayrıca aradığı çoğunluk |
Örneğin yönetici atamasında bütün maliklerin hem sayı hem arsa payı çoğunluğu aranır. İkinci toplantıya gelenlerin çoğunluğunu elde etmek, bu özel koşulun sağlandığını tek başına göstermez.
Katılımı ve kararları nasıl kaydedersiniz?
Maliklerin kimliğini, temsil yetkisini ve oy sınırlarını toplantıdan önce kontrol edin. Kiracı olmak, malik adına kendiliğinden oy yetkisi sağlamaz. Birden fazla bağımsız bölümün malikliği ve vekâletler için kanunun 31. maddesindeki sınırlamalar ayrıca uygulanır.Karar metninde görüşülen konuyu, oylama sonucunu ve alınan kararı anlaşılır yazın. Kanunun 32. maddesine uygun karar defterine katılanlar imza atsın; karşı oy kullananlar gerekçelerini belirterek imzalasın. Çağrı ve temsil belgelerini, katılım/oy hesabını ve kararı aynı toplantı dosyasında saklayın.
