Apartman karar defterine, kat malikleri kurulunda gerçekten alınan kararlar açık ve tarih sırasına uygun yazılır. Karar; toplantının nerede ve ne zaman yapıldığını, görüşülen konuyu, verilen kararı ve oy durumunu anlaşılır biçimde göstermelidir. Kanunun aradığı defter, sayfaları birden başlayarak sıralanan ve her sayfası noter mührüyle onaylanmış defterdir.
Örneğin yalnız “çatı yaptırılacak” yazmak yerine, gerçekten kararlaştırılmışsa seçilen teklif, işin kapsamı, yöneticinin yetkisi ve giderin nasıl karşılanacağı belirtilir. Toplantıda belirlenmeyen tutarı veya yetkiyi sonradan karar alınmış gibi eklemeyin. Kararın gerektirdiği toplantı ve karar yeter sayısı ayrıca sağlanmalıdır; ayrıntılı yazmak bu eksikliği gidermez.
Kanunun 36. maddesi; kararların, protokollerin, ihtar ve tebligat özetleriyle tarihlerinin ve giderlerin kronolojik kaydını düzenler. Gider belgeleri ve diğer belgeler dosyada saklanır. Bir fatura, ödemenin kanıtıdır; tek başına kurulun harcamaya hangi kapsamda yetki verdiğini göstermez. Defter kaydı ile teklif, sözleşme, fatura ve ödeme belgesi arasındaki bağlantı okunabilir olmalıdır.
Bir karar kaydında hangi bilgiler bulunmalı?
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi, kararların bu deftere yazılmasını ve toplantıya katılan bütün kat maliklerince imzalanmasını öngörür. Aşağıdaki düzen, kararın sonradan anlaşılmasına yardımcı olan pratik bir kayıt sırasıdır; tek tip resmî form değildir.| Kayıt alanı | Yazılacak bilgi |
|---|---|
| Toplantı bilgisi | Tarih, yer, toplantının türü ve katılımı gösteren bilgi veya ekin adı |
| Gündem ve görüşme | Hangi konunun ele alındığı; varsa incelenen teklif veya rapor |
| Karar metni | Ne yapılacağı, kimin yürüteceği, kararlaştırıldıysa bütçe, ödeme ve uygulama koşulları |
| Oy ve imza | Kabul-ret durumu, karşı oy gerekçeleri ve katılanların imzaları |
Örneğin yalnız “çatı yaptırılacak” yazmak yerine, gerçekten kararlaştırılmışsa seçilen teklif, işin kapsamı, yöneticinin yetkisi ve giderin nasıl karşılanacağı belirtilir. Toplantıda belirlenmeyen tutarı veya yetkiyi sonradan karar alınmış gibi eklemeyin. Kararın gerektirdiği toplantı ve karar yeter sayısı ayrıca sağlanmalıdır; ayrıntılı yazmak bu eksikliği gidermez.
İmza ve ek belgeler nasıl korunur?
Karara katılmayan malik de karşı oyunun nedenini belirterek imza koyar. Yalnız yönetici ile birkaç kişinin imzasını, toplantıya katılan herkesin imzası yerine kullanmayın. Vekâletle katılım varsa temsil dayanağını da toplantı belgeleriyle ilişkilendirin.Kanunun 36. maddesi; kararların, protokollerin, ihtar ve tebligat özetleriyle tarihlerinin ve giderlerin kronolojik kaydını düzenler. Gider belgeleri ve diğer belgeler dosyada saklanır. Bir fatura, ödemenin kanıtıdır; tek başına kurulun harcamaya hangi kapsamda yetki verdiğini göstermez. Defter kaydı ile teklif, sözleşme, fatura ve ödeme belgesi arasındaki bağlantı okunabilir olmalıdır.
Sık sorulan sorular
Her yıl yeni karar defteri almak zorunlu mu?
Kanun, her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde defterin notere kapattırılmasını zorunlu tutar. Bu kapanış yükümlülüğünü, her yıl mutlaka yeni bir defter satın alma kuralıyla karıştırmayın. Kullanılacak defterin durumu ve noter işlemi ayrıca kontrol edilir.
