Apartman gelir ve giderlerini takip ederken tahakkuk eden borcu, gerçekten tahsil edilen parayı ve yapılan ödemeyi ayrı gösterin. Her kaydın tarihi, açıklaması ve dayanak belgesi bulunmalıdır. Yalnız banka bakiyesini yazmak, hangi dairenin ne kadar borcu kaldığını veya paranın hangi işe harcandığını açıklamaz.
Gelir-gider uygulaması veya elektronik tablo kullanılması, bu kanuni kayıt yükümlülüğünün kendiliğinden yerini almaz. Yardımcı takip listesini defter, belge dosyası ve banka kayıtlarıyla ilişkilendirin.
Örneğin banka hesabından kasaya para çekilmesi, tek başına yeni bir hizmet gideri değildir. Aynı tutarı hem çekim hem fatura ödemesi olarak iki defa gider toplamına eklemeyin. Bir dairenin yaptığı toplu ödeme birkaç aya aitse, hangi dönemlere işlendiğini açıklayın.
Kanunun 39. maddesine göre yönetici, yönetim planındaki zamanlarda; zaman belirtilmemişse takvim yılının ilk ayında kurula gelir ve gider hesabı verir. Maliklerin yarısı isterse, arsa paylarına bakılmaksızın plan dışındaki zamanda da hesabın gösterilmesi istenebilir. Devir sırasında yalnız defteri teslim etmekle yetinmeyin; bakiye, açık borç ve alacakları dayanaklarıyla tutanağa bağlayın.
Kanundaki defter yükümlülüğünü koruyun
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesi, yöneticinin kararları, protokolleri, ihtar ve tebligat özetleriyle tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede belirtilen noter tasdikli deftere tarih sırasıyla yazmasını düzenler. Defterle gider belgeleri ve diğer belgeler dosyada saklanır. Defterin takvim yılı sonundan başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması da zorunludur.Gelir-gider uygulaması veya elektronik tablo kullanılması, bu kanuni kayıt yükümlülüğünün kendiliğinden yerini almaz. Yardımcı takip listesini defter, belge dosyası ve banka kayıtlarıyla ilişkilendirin.
Tahakkuk, tahsilat ve gideri ayırın
Aşağıdaki ayrım, pratik bir takip düzenidir; tek tip zorunlu muhasebe formu değildir.| Kayıt | Ne gösterilir? | Dayanak |
|---|---|---|
| Aidat veya avans tahakkuku | Daireye hangi dönem için ne kadar borç yazıldığı | İşletme projesi ve ilgili karar |
| Tahsilat | Hangi daire adına hangi borca ödeme alındığı | Banka hareketi veya tahsilat belgesi |
| Gider ve ödeme | Hangi hizmetin alındığı, borç ve ödeme durumu | Sözleşme, fatura ve ödeme belgesi |
| Kasa ve banka | Hesaplar arasındaki aktarım ve mevcut para | Banka ekstresi ve kasa kayıtları |
Örneğin banka hesabından kasaya para çekilmesi, tek başına yeni bir hizmet gideri değildir. Aynı tutarı hem çekim hem fatura ödemesi olarak iki defa gider toplamına eklemeyin. Bir dairenin yaptığı toplu ödeme birkaç aya aitse, hangi dönemlere işlendiğini açıklayın.
Dönem sonunda nasıl kontrol edilir?
Dönem başı para, tahsilatlar, ödemeler ve dönem sonu kasa/banka durumunu karşılaştırın. Ödenmemiş faturaları, tahsil edilmemiş aidatları ve alınmış avansları ayrıca gösterin. Para bakiyesi ile alacak-borç dökümü aynı bilgi değildir.Kanunun 39. maddesine göre yönetici, yönetim planındaki zamanlarda; zaman belirtilmemişse takvim yılının ilk ayında kurula gelir ve gider hesabı verir. Maliklerin yarısı isterse, arsa paylarına bakılmaksızın plan dışındaki zamanda da hesabın gösterilmesi istenebilir. Devir sırasında yalnız defteri teslim etmekle yetinmeyin; bakiye, açık borç ve alacakları dayanaklarıyla tutanağa bağlayın.
